Nie ma jednego idealnego narzędzia do zarządzania wydatkami – jest narzędzie odpowiednie dla konkretnego modelu pracy.
Poniższe zestawienie powstało na podstawie kilkunastu miesięcy testów przy obsłudze od czterech do ośmiu klientów jednocześnie.
Zestawienie narzędzi
| Narzędzie | Najlepsza cecha | Ograniczenie |
| inFakt | Integracja z ZUS i US, skanowanie paragonów | Interfejs wymaga przyzwyczajenia |
| Revolut Business | Automatyczne tagowanie, karty wirtualne | Brak pełnej integracji z polskim księgowym |
| Notion + Zapier | Pełna elastyczność struktury | Wymaga czasu na konfigurację |
| WFirma | Kompleksowa obsługa faktur i wydatków | Wyższy koszt przy małej skali |
Jak podjąć decyzję
Kluczowe pytanie to: czy pracujesz głównie z fakturami VAT, czy z paragonami? Freelancerzy rozliczający się ryczałtem mają inne potrzeby niż ci na VAT. Narzędzie powinno pasować do rzeczywistości podatkowej, nie odwrotnie.
Jeśli obsługujesz klientów zagranicznych, konto wielowalutowe z automatycznym tagowaniem (Revolut lub Wise Business) oszczędza czas przy każdej transakcji zagranicznej.
Moje aktualne ustawienie
Używam inFakt do fakturowania i skanowania paragonów oraz Revolut Business jako głównego konta. Raz w miesiącu eksportuję dane do arkusza i przesyłam księgowej. Cały proces zajmuje mniej czasu niż przygotowanie jednej oferty dla klienta.