Zarządzanie wydatkami bez chaosu
Dla firm, które mają dość ręcznego śledzenia każdej faktury i chcą wiedzieć, gdzie naprawdę trafiają ich pieniądze.
Porozmawiajmy o Twoim przypadku
Co oznacza praca z nami
01Automatyzacja wydatków to nie wtyczka, którą instalujesz i zapominasz. Wymaga przeglądu tego, jak Twoja firma dziś przetwarza płatności, faktury i raporty.
02Pierwsze tygodnie to diagnoza - mapujemy przepływ środków, identyfikujemy powtarzalne błędy i duplikaty. Dopiero potem projektujemy rozwiązanie dopasowane do Twojej struktury.
03Oczekujemy zaangażowania po Twojej stronie: dostępu do danych, jednej osoby kontaktowej i gotowości do zmiany kilku nawyków operacyjnych. Bez tego praca trwa dłużej i przynosi mniej.
Kiedy to ma sens
Nie każda firma potrzebuje automatyzacji wydatków w tym samym momencie. Oto sytuacje, w których widzimy największą różnicę.
Wiele kart i kont
Wydatki rozłożone na kilka kart firmowych, kont walutowych i przelewów - bez jednego miejsca, które to łączy.
Rozproszony zespół
Pracownicy w różnych miastach lub krajach samodzielnie ponoszą koszty i przesyłają paragony z tygodniowym opóźnieniem.
Zamknięcia miesiąca
Każde zamknięcie okresu to kilka dni ręcznego uzgadniania, szukania brakujących dokumentów i korygowania błędów kategorii.
Czego tu nie znajdziesz
Przejrzystość co do zakresu oszczędza czas obu stron. Poniżej kilka sytuacji, w których lepiej szukać innego rozwiązania.
-
Nie sprzedajemy licencji na oprogramowanie. Pracujemy z narzędziami, które już masz, lub dobieramy sprawdzone rozwiązania do Twojego środowiska - nie odwrotnie.
-
Automatyzujemy procesy, nie prowadzimy ksiąg rachunkowych ani nie składamy deklaracji. Jeśli szukasz biura rachunkowego, to nie jest właściwe miejsce.
-
Automatyzacja usprawnia istniejący przepływ pracy. Jeśli firma dopiero zaczyna i nie ma żadnego ustalonego procesu finansowego, najpierw warto go zbudować ręcznie.
-
Wdrożenie trwa od 3 do 10 tygodni zależnie od złożoności. Pierwsze wyniki widać po pełnym cyklu rozliczeniowym - nie po pierwszym spotkaniu.
Konkretne sytuacje, konkretne efekty
Kilka przypadków z naszej pracy - opisanych tak, jak naprawdę wyglądały.
Zespół 34 osób w czterech krajach przesyłał faktury mailem. Dział finansowy spędzał cztery dni miesięcznie tylko na ich zbieraniu i kategoryzowaniu.
Po wdrożeniu centralnego systemu zbierania dokumentów czas zamknięcia miesiąca skrócił się do jednego dnia. Błędy kategorii zniknęły niemal całkowicie.
Firma obsługiwała 18 klientów z osobnymi budżetami. Raportowanie kosztów do każdego z nich zajmowało tygodniowo około ośmiu godzin pracy.
Zautomatyzowane raporty per klient generują się teraz same po zamknięciu okresu. Osiem godzin zamieniło się w weryfikację przez dwadzieścia minut.
Trzy lokale, różni dostawcy, różne terminy płatności. Co miesiąc zdarzały się pominięte faktury i kary za opóźnienia, bo nikt nie miał pełnego obrazu zobowiązań.
Scentralizowany rejestr zobowiązań z automatycznymi przypomnieniami wyeliminował pominięcia. Relacje z dostawcami wyraźnie się poprawiły.
Szybki wzrost sprawił, że nikt nie wiedział, ile naprawdę kosztuje każdy projekt. Marże na papierze różniły się od rzeczywistości o kilkanaście procent.
Przypisanie kosztów do projektów w czasie rzeczywistym pozwoliło po raz pierwszy zobaczyć, które projekty faktycznie zarabiają, a które pochłaniają zasoby.
Ludzie za tym projektem
01Zespół gisatua to konsultanci z doświadczeniem w finansach operacyjnych i wdrożeniach systemów ERP. Nie jesteśmy agencją IT - rozumiemy procesy finansowe od środka, bo przez lata sami w nich pracowaliśmy.
02Od 2016 roku pracowaliśmy z firmami z sektorów logistyki, produkcji, usług profesjonalnych i handlu. Każde wdrożenie zaczyna się od rozmowy z osobą, która faktycznie obsługuje finanse - nie z zarządem.
03Działamy zdalnie z Wrocławia, obsługując klientów w Polsce i za granicą. Każdy projekt ma jednego dedykowanego konsultanta - nie rotujący zespół.
W czym to się różni od oczywistej alternatywy
Możesz kupić oprogramowanie do zarządzania wydatkami i skonfigurować je samodzielnie. To działa dla wielu firm. Ale nie dla wszystkich.
Diagnoza przed rozwiązaniem
Większość narzędzi zakłada, że wiesz, czego potrzebujesz. My zaczynamy od sprawdzenia, gdzie faktycznie tracisz czas i pieniądze - i dopiero potem dobieramy narzędzia.
Jeden kontakt przez cały projekt
Przy wdrożeniu oprogramowania dostajesz dokumentację i linię helpdesk. U nas masz jedną osobę, która zna Twój kontekst i odpowiada na pytania bezpośrednio.
Jeśli masz wątpliwości, czy to właściwe podejście dla Twojej firmy - najlepiej po prostu porozmawiać. Pierwsze spotkanie jest bezpłatne i trwa 30 minut.
Skontaktuj się z nami